Inicialmente buscábamos un Sistema del tipo workflow que nos permitiera realizar el seguimiento y auditoría sobre las acciones que el personal del Departamento realizaba al documento factura desde su Ingreso, revisión de antecedentes, contabilización y finalmente el pago.
Preguntamos a otros servicios publicos si tenian soluciones que se pudieran adecuar a nuestro requerimiento pero no tuvimos suerte.
Sin embargo en el desarrollo de estas visitas nuestro requerimiento fue evolucionando, no tan solo era la factura el documento a controlar si no que todo aquel documento que nuestro servicio recibía o generaba a partir de una consulta ciudadana, de un requerimiento de compra o de actos administrativos del personal como feriado legal, licencias médicas y días administrativos, por nombrar algunos.
Para materializar el requerimiento una de las tantas inquietudes que teniamos que resolver para implementar este tipo de sistema era saber que los documentos electronicos y mecanismos de control que iba a tener este sistema cumplian con la normativa vigente respecto a Gobierno Electrónico (D.S 81,83,100), y a la ley 19.799 que acredita el uso de los documentos electrónicos y firmas electrónicas.
La respuesta fue positiva y no había impedimento legal alguno que nos hiciera retroceder en esta iniciativa, sabíamos muy bien lo que necesitabamos por lo que el siguiente paso era generar una licitación pública para que las empresas de software desarrollaran un sistema de gestión documental a la medida con los 10 documentos mas utilizados dentro de nuestro servicio.
Los Documentos son:
- Oficios Ordinarios
- Oficios Circulares
- Oficios Reservados
- Memorandum
- Resoluciones Exentas y Afectas
- Decretos Exentos y Afectos
- Providencias
- Solicitudes de Feriados
- Solicitudes de Dias Administrativos
- Solicitudes de Adquisiciones
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