DEFINICION

El SGDOC es una herramienta de gestión, utilizado para la generación, seguimiento y almacenamiento de documentos electrónicos e imágenes digitalizadas, los cuales hacen referencia a un conjunto de actividades administrativas y técnicas asociadas a un expediente electronico

El expediente o carpeta electronica contiene toda la documentación asociada a un tramite administrativo, donde existen documentos electronicos o digitalizados, anexos en distintos formatos y observaciones que permiten visualizar las acciones realizadas y a seguir.

El expediente es identificado con un codigo alfanumerico-autoincremental ejemplo: E123/2012, E124/2012, E125/2012.....N , el expediente electronico nace al momento de crear o ingresar un documento, No antes.

La documentacion se ingresa y clasifica en tres formatos


Formato Digital
Es aquel documento que ingresa por el mesón de la oficina de partes el cual debe digitalizarse, para que posteriormente a traves de un formulario registrar datos relacionados con el Tipo de documento, Numero de documento, Materia, Fecha de Creación, Emisor y Destinatario, una vez ingresada la información se debe adjuntar el archivo digitalizado para finalmente derivar el documento a quien corresponda.

Formato Papel
Es aquel documento que ingresa por el mesón de la oficina de partes y que por su naturaleza no puede ser digitalizado, sin embargo debe registrarse en un formulario con datos relacionados con el Tipo de documento, Numero de documento, Materia, Fecha de Creación, Emisor y Destinatario, una vez ingresada la información se debe derivar el documento por sistema y despachar el papel a quien corresponda.

Formato Electronico
Es aquel documento que se crea dentro del sistema con materias relacionadas a:

• Actos Administrativos del personal  (Feriados, Dias Adm, Licencias Medicas, Beneficios)
• Compras publicas
• Pago  a Proveedores
• Distribución de Recursos, contabilizacion automatica a SIGFE
• Transparencia Pasiva
• Toma de Razón Electronica, Interoperabilidad con la Contraloria General de la Republica